Politica de confidentialitate

informare generala

Politica Maxoll

informare generală privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Prezenta Politică de confidențialitate  explică modul în care societatea MAXOLL S.R.L.  prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal și în care asigură protecția acestora, conform legislației aplicabile în materie, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (GDPR).

Cine suntem noi?

Societatea MAXOLL S.R.L. este o persoană juridică română cu sediul în Odorheiu Secuiesc, str. Rákoczi Ferenc, nr.96, jud. Harghita, înregistrată la Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul Harghita sub nr. J19/77/1995, având codul fiscal RO7015378.

Ce sunt datele cu caracter personal?

Potrivit GDPR, „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”). O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Ce înseamnă prelucrare de date cu caracter personal?

Prelucrarea înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Categoriile de persoane ale căror date le prelucrăm

•    client
•    partener – persoană fizică
•    reprezentant al unui partener – persoană juridică
•    solicitant al unei oferte
•    persoană care ne contactează în alte scopuri (ex. în legătură cu cereri sau reclamații)
•    intern
•    vizitator al sediului nostru
•    vizitator al site-ului nostru

Această notă tratează, în ordinea de mai jos, următoarele aspecte:

•    categoriile de date cu caracter personal pe care le prelucrăm
•    scopurile pentru care prelucrăm acele date cu caracter personal
•    temeiurile care justifică prelucrările noastre
•    persoanele către divulgăm datele
•    perioada pentru care stocăm datele
•    consecințele refuzului de a ne furniza datele cu caracter personal privitoare la dumneavoastră
•    drepturile dumneavoastră și informații cu privire la exercitarea acestora;
•    detaliile noastre de contact

Categoriile de persoane ale căror date le prelucrăm

Categoriile de date prelucrate, scopurile, temeiurile
1. Clienți actuali sau potențiali ai societății MAXOLL S.R.L.

Putem prelucra date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pentru:

1.1. Furnizarea serviciilor noastre

Scopul prelucrării
•    a vă transmite o ofertă (la cererea dumneavoastră)
•    a încheia și executa contractul cu dumneavoastră
Temeiul prelucrării
•    necesitatea încheierii și/sau executării contractului cu dumneavoastră
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    datele din documentul de identitate
•    datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon)

1.2. Facturarea serviciilor

Scopul prelucrării
•    realizarea plăților
Temeiul prelucrării
•    obligația legală (art. 319 din Legea 227/2015 privind Codul Fiscal)
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    adresă

1.3. Soluționarea cererilor dumneavoastră

Scopul prelucrării
•    a răspunde eventualelor solicitări, cerințe, reclamații, sau oricăror altor întrebări pe care ni le transmiteți în cadrul relației cu dumneavoastră
Temeiul prelucrării
•    executarea contractului cu dumneavoastră sau, după caz, consimțământul dumneavoastră
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon)
•    informații cuprinse în cererea pe care ne-o transmiteți

1.4. Comunicare în scop de marketing

Scopul prelucrării
•    a vă trimite comunicări și oferte cu privire la produsele, serviciile și promoțiile noastre (din inițiativa noastră)
Temeiul prelucrării
•    consimțământul dumneavoastră
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    adresă
•    datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon)

2. Membri (angajați, colaboratori etc.) ai partenerilor noștri contractuali – persoane juridice

Putem prelucra date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pentru:

2.1. Menținerea relației contractuale cu companiile din care faceți parte

Scopul prelucrării
•    pentru a colabora cu compania din care faceți parte (inclusiv pentru a comunica cu dumneavoastră pentru soluționarea eventualelor probleme pe care compania dumneavoastră sau MAXOLL S.R.L. le întâmpină în legătură cu contractul dintre acestea)
Temeiul prelucrării
•    interesele noastre legitime de a putea executa contractele pe care le-am încheiat cu alte companii și de a ne asigura că celelalte companii execută, la rândul lor, acele contracte
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    poziție
•    angajator
•    datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon)

2.2. Comunicare în scop de marketing

Scopul prelucrării
•    a vă trimite comunicări și oferte cu privire la produsele, serviciile și promoțiile noastre
Temeiul prelucrării
•    consimțământul dumneavoastră de a primi astfel de comunicări de la noi sau, după caz, pe interesele noastre legitime, acolo unde în urma analizei noastre am ajuns la concluzia că interesele noastre legitime prevalează
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    adresă
•    datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon)

3. Parteneri contractuali ai noștri – persoane fizice (parteneri de afaceri, nu clienți)

Putem prelucra date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pentru:

3.1. Pentru a putea desfășura relații de afaceri cu dumneavoastră

Scopul prelucrării
•    pentru a putea începe și menține colaborarea cu dumneavoastră
Temeiul prelucrării
•    necesitatea încheierii/executării contractului dintre dumneavoastră și societatea noastră
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    datele din documentul de identitate

3.2. Soluționarea cererilor dumneavoastră

Scopul prelucrării
•    a răspunde eventualelor solicitări, cerințe, reclamații, sau oricăror altor întrebări pe care ni le transmiteți în cadrul relației cu dumneavoastră
Temeiul prelucrării
•    executarea contractului cu dumneavoastră sau, după caz, consimțământul dumneavoastră
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon)
•    informații cuprinse în cererea pe care ne-o transmiteți

3.3. Comunicare în scop de marketing

Scopul prelucrării
•    pentru a vă trimite comunicări și oferte cu privire la produsele, serviciile și promoțiile noastre
Temeiul prelucrării
•    consimțământul dumneavoastră de a primi astfel de comunicări de la noi sau, după caz, pe interesele noastre legitime, acolo unde în urma analizei noastre am ajuns la concluzia că interesele noastre legitime prevalează
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    adresă
•    datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon)

4. Angajați ai Societății

Scopul prelucrării
•    păstrarea relațiilor de muncă
Temeiul prelucrării
•    executarea contractului de muncă
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    cod numeric personal
•    datele de identitate
•    cetățenia și țara de proveniență
•    copie CI
•    adresă
•    semnătura
•    atestate
•    diplome
•    locuri de muncă anterioare
•    stare civilă
•    stare de sănătate
•    orele lucrate
•    zilele lucrate
•    contul bancar
•    salariul
•    serie și număr card

5. Membri ai autorităților publice

Putem prelucra date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pentru:
Scopul prelucrării
•    răspunsul la solicitările unor autorități, ținerea de registre prevăzute de lege și altele asemenea
Temeiul prelucrării
•    îndeplinirea obligațiilor noastre legale
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    poziție
•    autoritatea din care faceți parte
•    semnătura

6. Candidați la poziții/stagii de practică în cadrul societății MAXOLL S.R.L.

Putem prelucra date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pentru:
Scopul prelucrării
•    desfășurarea procesului de recrutare
Temeiul prelucrării
•    încheierea/executarea contractului de muncă, stagiu etc. cu dumneavoastră
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    datele dumneavoastră de contact (număr de telefon, adresă de e-mail)
•    experiența dumneavoastră profesională
•    studii
•    orice alte informații listați în CV-ul și în alte documente pe care le-am putea solicita de la dumneavoastră ori pe care ni le transmiteți voluntar
În situația în care vă vom cere să asigurați transmiterea către noi a unor scrisori de recomandare, vom prelucra date cu caracter personal referitoare la opiniile pe care autorii acelor recomandări le au despre dumneavoastră. În acest caz, sursa datelor dumneavoastră cu caracter personal vor fi persoanele respective. De asemenea, în acest caz vom prelucra date cu caracter personal privind autorii acelor scrisori (în temeiul consimțământului lor) și privind alte persoane identificate sau identificabile menționate în documentele respective (în temeiul intereselor noastre legitime).

7. Dacă sunteți un vizitator al sediului, al punctelor de lucru sau al altor incinte ale noastre

Scopul prelucrării
•    e posibil să folosim datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a asigura securitatea persoanelor și a obiectelor, pentru că în unele dintre incintele noastre avem instalate camere de supraveghere video (CCTV), pentru a asigura securitatea angajaților noștri, a altor persoane din acele încăperi și a bunurilor noastre
Temeiul prelucrării
•    interesul nostru legitim de asigurare a securității persoanelor și a obiectelor din incintele noastre
Categoriile de date prelucrate
•    prelucra imagini (înregistrări video) cu dumneavoastră
În toate cazurile, am indicat locurile unde se află aceste camere prin plăcuțe de informare, conform legii.
De asemenea, la recepție vom prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal incluse într-un act de identitate valabil, precum și informații privind scopul vizitei, tot în vederea asigurării securității persoanelor și a obiectelor din incintele noastre, în temeiul interesului nostru legitim.

8. Dacă sunteți un vizitator al site-urilor noastre sau ați interacționat cu vreuna dintre paginile noastre pe rețelele de socializare

Putem prelucra date cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pentru:

8.1. Îmbunătăţirea experienţei pe website-ul nostru

Scopul prelucrării
•    pentru a putea ține cont de preferințele pe care le-ați exprimat în sesiuni de navigare anterioare
•    pentru a adapta website-ul nostru la dispozitivul pe care îl folosiți
•    pentru a soluționa problemele pe care le-ați putea întâmpina la accesare
Temeiul prelucrării
•    consimțământul dumneavoastră sau interesul nostru legitim
Categoriile de date prelucrate
•    adresa IP
•    identificatori cookies
•    alţi identificatori online
•    identificator unic de dispozitiv (ID universal unic – UUID)
•    data şi ora accesării websiteului
•    istoricul vizitelor
•    solicitarea web
•    data şi ora solicitării/data și ora accesării websiteului
•    dispozitivul de pe care accesați website-ul
•    tipul de browser de Internet şi limba browser-ului
•    informaţii despre evenimentele survenite pe dispozitivul dumneavoastră (de exemplu, erorile)
•    informaţii cu privire la setările hardware ale dispozitivului dumneavoastră
•    informații despre locul în care vă aflați când accesați website-ul nostru

8.2. Cunoașterea opiniilor pe care ni le comunicați

Acest caz se referă la situațiile în care publicați un comentariu sub una dintre postările noastre pe rețelele de socializare, apăsați butonul Like, redistribuiți postarea noastră ori ne transmiteți un mesaj pe una dintre paginile noastre.
Scopul prelucrării
•    cunoașterea opiniilor dumneavoastră
Temeiul prelucrării
•    consimțământul dumneavoastră
Categoriile de date prelucrate
•    datele dumneavoastră pe care ni le-ați transmis (nume de utilizator, fotografie de profil, acțiunea pe care ați întreprins-o – like/altă reacție sau conținutul comentariului dumneavoastră)

8.3. Gestionarea sistemelor noastre de comunicații şi IT și protecția acestora

Scopul prelucrării
•    gestionarea sistemelor noastre de comunicații
•    gestionarea securităţii noastre IT
•    realizarea auditurilor de securitate asupra reţelelor noastre IT
•    protejarea datelor şi a sistemelor noastre împotriva atacurilor şi a altor acte similare în mediul virtual
Temeiul prelucrării
•    interesele noastre legitime sau, după caz, îndeplinirea obligațiilor noastre legale.
Categoriile de date prelucrate
•    adresa IP
•    alţi identificatori online
•    identificator unic de dispozitiv (ID universal unic – UUID)
•    data şi ora accesării website-ului
•    istoricul vizitelor
•    dispozitivul de pe care accesați website-ul
•    tipul de browser de Internet şi limba browser-ului

9. Prelucrări relevante pentru toate categoriile de persoane

 

9.1. Soluționarea cererilor dumneavoastră

Scopul prelucrării
•    a răspunde eventualelor solicitări, cerințe, reclamații, sau oricăror altor întrebări pe care ni le adresați
Temeiul prelucrării
•    executarea contractului cu dumneavoastră (dacă există) sau, după caz, consimțământul dumneavoastră
Categoriile de date prelucrate
•    numele și prenumele
•    datele dumneavoastră de contact (adresă de email, număr de telefon)
•    informații cuprinse în cererea pe care ne-o transmiteți

9.2. Răspuns la solicitările autorităților sau prelucrarea datelor în alte cazuri în care legea ne obligă

Scopul prelucrării
•    uneori există o obligație legală de a comunica datele dumneavoastră către anumite autorități, de a stoca datele dumneavoastră pe o anumită perioadă sau de a vă prelucra într-un alt mod datele
Temeiul prelucrării
•    obligația legală pe care o avem
Categoriile de date prelucrate
•    datele dumneavoastră solicitate de către autoritățile publice

9.3. Realizarea unor tranzacții, restructurări sau a altor operațiuni

În contextul unor tranzacții, este posibil să divulgăm datele dumneavoastră către potențiali achizitori sau consultanți ai acestora ori autorități, deși vom încerca să reducem pe cât posibil aceasta. În acest caz, prelucrarea va avea loc în temeiul intereselor noastre legitime sau al îndeplinirii unor obligații legale.

9.4. Apărarea drepturilor și a intereselor noastre sau ale altor persoane

Scopul prelucrării
•    constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor sau intereselor noastre sau ale altor persoane înaintea instanțelor de judecată, a executorilor judecătorești, a notarilor publici, a altor autorități publice, a tribunalelor arbitrale, a mediatorilor sau a altor organisme publice sau private care soluționează dispute, a avocaților, consultanților noștri (cum ar fi auditori ori experți sau specialiști) sau ale altor persoane fizice sau juridice, publice sau private, care sunt implicate în acele dispute
Temeiul prelucrării
•    îndeplinirii unor obligații legale care ne revin sau al intereselor noastre legitime
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    datele din documentul de identitate
•    datele dumneavoastră solicitate de către entitățile sus menționate

9.5. Prevenirea fraudelor

Scopul prelucrării
•    suntem interesați ca activitatea noastră să se desfășoare în condiții de legalitate, iar din acest motiv putem prelucra datele dumneavoastră (cum ar fi prin transmiterea acestor date către consultanții noștri din diverse domenii – auditori, avocați etc. ori prin consultarea acestor date)
Temeiul prelucrării
•    interesele noastre legitime de a preveni fraudele și alte nelegalități în activitatea noastră ori, după caz, de obligațiile noastre legale de a asigura legalitatea operațiunilor noastre
Categoriile de date prelucrate
•    nume și prenume
•    datele din documentul de identitate

10. Despre datele terților

Dacă ne transmiteți date cu caracter personal privitoare la alte persoane (de exemplu, reprezentanții dumneavoastră, membrii dumneavoastră de familie, persoanele aflate în întreținerea dumneavoastră etc.), trebuie să vă asigurați că i-ați informat despre aceasta și că i-ați îndrumat spre această informare cu privire la modul în care MAXOLL S.R.L. prelucrează datele cu caracter personal.
Vom informa respectivele persoane în mod corespunzător despre modul în care le prelucrăm datele, atunci când este cazul.

Cui vom divulga datele Dumneavoastraă cu caracter personal?

Ca regulă, nu vom divulga datele dumneavoastră către alte persoane fizice sau juridice. Încercăm să limităm accesul la datele al persoanelor din afara companiei MAXOLL S.R.L. care vă prelucrează datele cu caracter personal (ie, compania căreia i-ați furnizate datele cu caracter personal privitoare la dumneavoastră). Cu toate acestea, în anumite cazuri este posibil să fie nevoie să divulgăm datele dumneavoastră, potrivit celor de mai jos.
Putem divulga datele dumneavoastră către alte companii sau persoane fizice, cum ar fi: persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru noi în diverse domenii (cum ar fi arhivarea de documente, distrugerea de documente, sau stocarea de date, servicii de plată, diverse servicii pe care le putem externaliza, cum ar fi în domeniul resurselor umane), alte persoane, instanțe, autorități.
În aceste cazuri, vom divulga datele pentru motive legitime legate de activitatea noastră, cum ar fi asigurarea posibilității noastre de a asigura siguranța documentelor, degrevarea activității noastre, constatarea, apărarea și exercitarea drepturilor sau intereselor noastre sau ale unei alte persoane.
De asemenea, după cum am precizat mai sus, în anumite cazuri este posibil să avem o obligație legală de a divulga datele către autorități publice sau alte persoane fizice sau juridice. În toate aceste cazuri ne vom asigura că destinatarii datelor cu caracter personal referitoare la dumneavoastră le prelucrează în condiții de securitate și confidențialitate, în conformitate cu scopul pentru care le-am transmis și cu respectarea drepturilor dumneavoastră.

În ce condiții am putea transfera datele dumneavoastră către state terțe sau organizații internaționale ?

În acest moment nu transferăm și nu intenționăm să transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau o parte dintre acestea către alte companii, organizaţii sau persoane din state terţe sau către organizaţii internaţionale. Dacă va fi necesar să transferăm datele către vreuna dintre destinațiile de mai sus, vă vom informa în avans despre decizia noastră, acordându-vă timpul necesar pentru a vă exercita drepturile în legătură cu transferul datelor dumneavoastră.

Cât vom păstra datele dumneavoastră

Vom stoca datele dumneavoastră în conformitate cu politica noastră de stocare a datelor cu caracter personal, care atribuie o perioadă de stocare în funcție de scopul prelucrării și categoria de date prelucrate.

Perioadele respective sunt bazate pe prevederile legale (în special din domeniul protecției datelor cu caracter personal), având în vedere, de asemenea, obligațiile de stocare a unor anumite date, termenele de prescripție aplicabile, practicile recomandate în materie și scopurile activității noastre.

Ce se poate întâmpla dacă nu ne furnizați datele

În cele mai multe cazuri, nu aveți o obligație de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal. Totuși, dacă nu ne furnizați datele solicitate, nu vom putea, de exemplu, să încheiem sau să negociem un contract cu dumneavoastră, să vă vindem produsele sau să vă prestăm serviciile noastre, să vă permitem acces la toate opțiunile de pe website-ul nostru, să vă răspundem la reclamanții sau solicitări ori să vă trimitem comunicări cu privire la produsele, serviciile și promoțiile noastre care v-ar putea interesa.

Inexistența unui proces decizional automatizat

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze întrun mod similar într-o măsură semnificativă.

Drepturile dumneavoastră și modul de exercitare

Dreptul de acces la date

Aveți dreptul de a obţine accesul la datele privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora; aveți, de asemenea, dreptul de a obţine de la noi informaţii cu privire la natura, prelucrarea şi divulgarea acestor date.

Dreptul la rectificarea datelor

Aveți dreptul de a obţine rectificarea inexactităţilor datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

Aveți dreptul de a obţine de la noi ştergerea datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor

Aveți dreptul de a restricţiona prelucrarea datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul de a obiecta

Aveți dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor privitoare la dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

Dreptul la portabilitatea datelor

Aveți dreptul de a obţine transferul către un alt operator al datelor privitoare la dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm.

Dreptul la retragerea consimţământului

În situaţiile în care prelucrăm datele privitoare la dumneavoastră în temeiul consimţământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage consimţământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puţin la fel de uşor cum ne-ați acordat iniţial consimţământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor privitoare la dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.

Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere

Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru. În România, această autoritate este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Cum vă puteți exercita drepturile?

Pentru a exercita unul sau mai multe dintre aceste drepturi sau pentru a adresa orice întrebare despre oricare dintre aceste drepturi sau orice prevedere din această informare sau despre oricare alte aspecte ale prelucrării datelor privitoare la dumneavoastră de către noi, vă rugăm să utilizați detaliile de contact din secțiunea DATELE NOASTRE DE CONTACT, de mai jos.

Datele noastre de contact

Denumire completă: S.C. MAXOLL S.R.L.
Adresă sediu social (adresă corespondență):  Str. Rákoczi Ferenc, nr.96, mun. Odorheiu Secuiesc, jud. Harghita
Număr de telefon:   0266 217 212  (disponibil 08 – 16), Luni – Vineri
Adresă de email: office@maxoll.ro
Site: https://maxoll.ro/